01
Kural sabitse — bir bilgiyi taşımak, görev oluşturmak, bildirim göndermek, bir alanı güncellemek — çoğu zaman klasik otomasyon yeterlidir.
AI Otomasyon & AI Asistan
Haguenau’da KOBİ’ler için AI otomasyon: kontrolü kaybetmeden süreçlerinizi sadeleştirin
Otomasyon ancak işinizdeki gerçek bir sürtünmeyi ortadan kaldırdığında anlamlıdır. Agence Daphné, tekrarlayan işleri azaltmak, gelen talepleri yapılandırmak ve web siteniz, formlarınız, e-postalarınız, belgeleriniz ve kullandığınız iş araçları arasındaki bilgi akışını daha düzenli hale getirmek için mevcut sistemlerinize bağlı otomasyonlar ve AI asistanları tasarlar.
Haguenau, Kuzey Alsace ve Strasbourg’daki KOBİ’lerle şu prensiple çalışıyoruz: önce belirli bir süreci seçmek, otomasyonun ne yapabileceğini ve ne yapmaması gerektiğini tanımlamak, önemli sonuç doğurabilecek kararlarda insan onayını korumak.
- Araçtan önce net bir süreç
- AI yalnızca gerçek değer kattığı yerde
- Gerektiğinde insan onayı
AI ancak gerçek bir sürtünmeyi ortadan kaldırdığında işe yarar
Tanımı net olmayan bir sürece AI eklemek onu kendiliğinden verimli hale getirmez. Chatbot, asistan veya otomasyondan önce bugün işin nasıl yürüdüğüne bakarız: bilgi nereden geliyor, kim işliyor, hangi adımlar tekrar ediyor, hatalar nerede oluşuyor ve hangi işlemler insan kontrolünde kalmalı?
Otomatikleştirilebilen her şeyin AI’a ihtiyacı yoktur.
02
Girdiler değişken veya yapılandırılmamış olduğunda AI anlamlı hale gelir: bir e-postanın niyetini anlamak, belgeden bilgi çıkarmak, bir görüşmeyi özetlemek, talebi sınıflandırmak veya onaya sunulacak taslak hazırlamak gibi.
Dolayısıyla amacımız her yere AI eklemek değil; ihtiyaca uygun otomasyon seviyesini seçmektir.
Neleri otomatikleştirebiliriz?
Gelen taleplerin ön sınıflandırılması
Bir form veya e-posta gelir. Sistem talebi sınıflandırabilir, eksik bilgileri tespit edebilir, veriyi yapılandırabilir, CRM’de kayıt oluşturabilir veya mevcut kaydı tamamlayabilir ve işi doğru kişiye yönlendirebilir.
Amaç AI’ın bir potansiyel müşterinin “iyi” ya da “kötü” olduğuna tek başına karar vermesi değil; ekibinize daha düzenli ve işlenebilir bir talep ulaştırmaktır.
E-posta ayrıştırma ve idari işler
Gelen mesajlar konuya, aciliyete veya ilgili departmana göre sınıflandırılabilir. Belirli veriler otomatik olarak çıkarılabilir, görev oluşturulabilir ve cevap taslağı hazırlanabilir.
Bağlama göre son cevap insan onayına bağlı kalabilir.
Belge işleme
Faturalar, formlar, PDF’ler, Word belgeleri veya e-posta ekleri analiz edilerek belirli bilgiler çıkarılabilir ve tablo, CRM ya da başka bir araçta yapılandırılabilir.
Eksik veya çelişkili durumlar otomatik işlenmek yerine işaretlenebilir.
Teklif veya öneri taslağı hazırlama
Gelen talep, onaylanmış iş kuralları ve mevcut şablonlara göre sistem ilk teklif, fiyat teklifi veya ticari yanıt taslağını hazırlayabilir.
Bir kişi onaylamadan bu içerik taslak olarak kalır.
Takip ve hatırlatma akışları
Otomasyon; yanıtsız talebi, eksik belgeyi veya bekleyen teklifi tespit edip uygun zamanda hatırlatma başlatabilir.
Ekipten biri süreci devraldığı anda akış durabilir; böylece yinelenen mesajlar veya uygunsuz hatırlatmalar önlenir.
Şirket belgelerinize bağlı iç asistan
Bir AI asistanı seçilmiş bilgi kaynaklarına bağlanabilir: şirket içi prosedürler, katalog, ürün föyleri, SSS, dokümantasyon veya çalışma kuralları.
Amaç yalnızca izin verilen kaynaklara dayanarak cevap vermektir. Bilgi yoksa veya yeterince güvenilir değilse asistan bunu belirtmeli ve gerektiğinde kişiye yönlendirebilmelidir.
Klasik otomasyon mu, AI destekli otomasyon mu?
İki yaklaşım birbirini tamamlar.
Klasik otomasyon
Kurallar biliniyor ve tekrar ediyorsa uygundur: “Bu olursa şunu yap.”
- Form gönderildiğinde görev oluşturmak.
- Bir araçtan diğerine bilgi aktarmak.
- Ekibe bildirim göndermek.
- CRM’de durum güncellemek.
AI
Sistemin daha az yapılandırılmış bir bilgiyi yorumlaması gerektiğinde faydalıdır.
- Bir e-postanın konusunu anlamak.
- Bir belgeyi özetlemek.
- Metinden veri çıkarmak.
- Taslak hazırlamak.
- Talebi içeriğine göre sınıflandırmak.
Çalışan en basit çözümü tercih ederiz. Ek değer yaratmıyorsa daha karmaşık bir workflow daha iyi değildir.
Kendi bilgilerinize bağlı bir AI asistanı
Bir işletme için faydalı asistan yalnızca “konuşmayı” bilmemeli; hangi bilgilere dayanabileceğini ve sınırlarının nerede olduğunu da bilmelidir.
İhtiyaca göre, uygun erişim izinleriyle belirlenmiş belgeler, prosedürler, iç içerikler veya iş verilerine bağlanan bir asistan tasarlayabiliriz.
- Asistanın erişebileceği kaynaklar.
- Cevaplaması gereken soru türleri.
- Reddetmesi veya onay istemesi gereken durumlar.
- Beklenen cevap formatı.
- Bilgilerin nasıl güncelleneceği.
Amaç, belirli bir kapsam içinde faydalı bir araç üretmektir; her şeyi yapabildiği iddia edilen “otonom çalışan” değildir.
Otomasyonu kullandığınız mevcut araçlara bağlayın
Otomasyon ancak işletmenin gerçek çalışma biçimine uyduğunda değer üretir.
Kullandığınız yapıya göre workflow; web sitesi, form, e-posta, CRM, yönetim aracı, takvim, belge sistemi veya ekibinizin zaten kullandığı diğer servisleri birbirine bağlayabilir.
Mevcut araçlarınızı otomatik olarak değiştirmeyiz. Önce temiz ve sürdürülebilir şekilde bağlanıp bağlanamayacaklarını ve değişimin gerçekten gerekli olup olmadığını değerlendiririz.
Birden fazla seçenek varsa anlaması, bakımı ve devri en kolay mimariyi tercih ederiz.
Otomasyonun ne yapabileceği üzerinde kontrolü koruyun
İyi otomasyon en çok işi yapan değil; ne zaman durması gerektiğini de bilen otomasyondur.
Hangi işlemlerin otomatik yürütülebileceğini, hangilerinin insan kontrolünde kalması gerektiğini net biçimde tanımlarız.
Workflow aşağıdaki durumlarda insan onayını özellikle gerektirebilir:
- Müşteriye hassas bir mesaj göndermek.
- Ticari teklif hazırlamak.
- Önemli bir bilgiyi değiştirmek.
- Alışılmadık bir durumu işlemek.
- Kişisel veya gizli veri kullanmak.
- Geri alınması zor bir işlem başlatmak.
Tanımlı kapsamın dışına çıkan durumlar, otomatik cevapla zorlanmak yerine işaretlenmeli veya bir kişiye devredilmelidir.
Veri, erişim ve dokümantasyon
Bir workflow tasarlamak yalnızca görünen adımları planlamak değildir; araçlar arasında dolaşan veriler de aynı derecede önemlidir.
Kapsam çalışmasında veri kaynaklarını, gerekli erişimleri, potansiyel olarak hassas bilgileri ve saklama ihtiyaçlarını belirleriz.
Mimari; hâlihazırda kullanılan araçlara, verinin hassasiyetine, hacme, operasyonel kısıtlara ve ekibinizdeki sorumluluklara göre şekillenir.
Bir kişinin doğrudan bir AI sistemiyle etkileşimde bulunduğu durumlarda ilgili bilgilendirme ve şeffaflık yükümlülükleri de dikkate alınmalıdır.
Kurulum sonrasında da anlaşılabilir kalması için workflow’un nasıl çalıştığını ve sınırlarını dokümante ederiz.
Bir çözümü genel şekilde “%100 GDPR uyumlu” veya “AI Act uyumlu” diye tanımlamayız; uygunluk kullanım senaryosuna, verilere, araçlara ve projedeki sorumluluklara bağlıdır.
Nasıl ilerliyoruz?
İhtiyaç analizi
Mevcut sürecinizden başlarız: bilgi nereden geliyor, kimler devreye giriyor, hangi adımlar zaman alıyor, hangi hatalar tekrar ediyor ve hangi araçlar zaten kullanılıyor?
İlk kullanım senaryosunu seçme
Başlangıcı, bitişi, sorumlusu ve beklenen sonucu net olan bir süreç tanımlarız.
Tek bir workflow ana problemi çözebiliyorsa ilk projeyi şirket çapında bir “AI dönüşümüne” çevirmeyiz.
Workflow tasarımı
Tetikleyicileri, veri kaynaklarını, işlemleri, insan onay noktalarını, istisna durumlarını ve bilgi eksik olduğunda sistemin nasıl davranacağını tanımlarız.
Bağlantı ve kurulum
Workflow’u kurar ve yalnızca belirlenen kapsam için gerekli araçları bağlarız.
Gerçek senaryolarla test
Normal akışı, eksik durumları, olası hataları ve sistemin otomatik hareket etmemesi gereken senaryoları test ederiz.
Yayına alma ve devir
Workflow’un işleyişi, erişimleri ve sınırları dokümante edilir. İhtiyaç varsa bakım veya sonraki geliştirmeler ayrıca planlanabilir.
İhtiyaç analizi sonrası teklif verilir.
Kimler için uygun — ne zaman doğru başlangıç değil?
Bu çalışma sizin için uygunsa:
- Ekibiniz aynı idari veya işlem adımlarını düzenli olarak tekrar ediyorsa.
- Bilgiler birden fazla araç arasında elle kopyalanıyorsa.
- Talepler form veya e-posta üzerinden geliyor ve ayrıştırılması gerekiyorsa.
- Belgeler, teklifler, takipler veya CRM güncellemeleri düzenli olarak yapılıyorsa.
- İlk AI asistanını net bir kapsam içinde test etmek istiyorsanız.
- Haguenau, Kuzey Alsace, Strasbourg veya Eurométropole’de faaliyet gösteren bir KOBİ’yseniz ya da çalışma uzaktan yürütülebiliyorsa.
Muhtemelen doğru başlangıç noktası değildir, eğer:
- Süreç her hafta değişiyor ve henüz tanımlı değilse.
- Şirkette süreçten sorumlu kimse yoksa.
- Kapsam ve kural tanımlamadan yalnızca “her şeyi yapan bir AI agent” arıyorsanız.
- Workflow test edilmeden garanti edilmiş zaman tasarrufu, ROI veya ciro artışı bekliyorsanız.
- İhtiyaç, web sitenizi veya mevcut araçlarınızı iyileştirerek daha basit şekilde çözülebiliyorsa.
Web sitesi, formlar ve otomasyon: tek bir akış
Birçok KOBİ için otomasyon CRM’den önce başlar.
Bir kişi form doldurduğunda, teklif istediğinde, belge yüklediğinde veya işletmeyle iletişime geçtiğinde süreç başlamış olur.
Bu nedenle tüm yolculuk üzerinde çalışabiliriz: talebi toplayan sayfa, istenen bilgiler, doğru araca aktarım, ön sınıflandırma, takip ve gerektiğinde kişiye devir.
Sorun önce web sitesinde veya formdaysa, yeni bir otomasyon katmanı eklemeden önce bu adımı düzeltmeyi tercih ederiz.
Ayrıca Web Sitesi Oluşturma ve Web Sitesi Yenileme hizmetlerimize bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
AI otomasyon nedir?
AI otomasyon, veriler tamamen yapılandırılmış olmadığında yorumlama yeteneğini bir workflow ile birleştirir. Örneğin e-postayı sınıflandırabilir, belgeden bilgi çıkarabilir veya planlanan adımlar başlamadan önce taslak hazırlayabilir.
Klasik otomasyon ile AI arasındaki fark nedir?
Klasik otomasyon deterministik kuralları uygular; AI ise metin, belge veya değişken taleplerin yorumlanması gerektiğinde faydalıdır. AI’ı yalnızca sürece gerçek değer kattığında kullanırız.
Bir KOBİ hangi süreçleri otomatikleştirebilir?
En uygun adaylar genellikle adımları net olan tekrarlayan süreçlerdir: talep sınıflandırma, e-posta ayrıştırma, belge işleme, CRM güncelleme, taslak hazırlama, takip ve hatırlatma.
Otomasyonu CRM’imize, web sitemize veya e-postamıza bağlayabilir misiniz?
Evet; ilgili araçlar gerekli erişim veya arayüzleri sağlıyorsa ve entegrasyon teknik olarak mantıklıysa. Kapsam ve erişimler ihtiyaç analizi sırasında doğrulanır.
Belgelerimiz üzerinden çalışan bir AI asistanı oluşturulabilir mi?
Evet. Asistan, onaylanmış belge veya içerik setinden cevap verecek şekilde tasarlanabilir. İzin verilen kaynaklar, cevap kuralları ve bilgi olmadığında nasıl davranacağı önceden tanımlanmalıdır.
AI cevap gönderebilir veya kendi başına işlem yapabilir mi?
Belirli işlemler net tanımlanmış bir kapsam içinde otomatikleştirilebilir; ancak otonomi kendi başına bir hedef değildir. İzin verilen işlemleri açıkça tanımlar, bağlam, risk veya sonuç gerektiriyorsa insan onayını koruruz.
Hata veya halüsinasyon riski nasıl azaltılır?
Kapsamı daraltmak, tanımlı kaynaklar kullanmak, onay kuralları eklemek ve yeterince güvenilir olmayan cevaplar için geri dönüş davranışı belirlemek riski azaltır. Hiçbir üretken sistem hatasızmış gibi sunulmamalıdır.
Bir durum tanımlanan kapsamın dışında kalırsa ne olur?
Workflow durabilmeli, durumu işaretleyebilmeli veya kişiye devredebilmelidir. Gerekli bilgi yokken otomasyonun işlem uydurmasını istemeyiz.
Kişisel verileri nasıl ele alıyorsunuz?
Kullanılan veriler, erişimler, araçlar ve saklama ihtiyaçları kapsam çalışmasında incelenir. Teknik tercihler kullanım senaryosuna, verinin hassasiyetine ve işletme için geçerli yükümlülüklere göre belirlenir.
AI otomasyon projesinin maliyeti nedir?
Maliyet; sürece, bağlanacak araç sayısına, ihtiyaç duyulan AI seviyesine, onay adımlarına ve olası bakıma göre değişir. İhtiyaç analizi sonrası teklif verilir.
Mevcut araçlarımızı değiştirmemiz gerekir mi?
Şart değil. Uygunsa önce mevcut araçları kullanmayı veya birbirine bağlamayı tercih ederiz. Değişim ancak sistemi gerçekten sadeleştiriyorsa veya önemli bir sınırlamayı ortadan kaldırıyorsa önerilir.
Teslim sonrası bakım sunuyor musunuz?
Evet. Workflow düzenli takip, ayar veya yeni adımlar gerektiriyorsa bakım ya da geliştirme planlanabilir. İhtiyaç projeye göre belirlenir.
Sadeleştirmek istediğiniz tekrarlayan bir süreç var mı?
Tek bir somut durumdan başlayabiliriz: ne geliyor, ekibiniz bugün ne yapıyor, ne otomatikleştirilebilir ve ne insan kontrolünde kalmalı?
Zorunlu bir şirket çapı dönüşüm veya satın almanız gereken araç listesi yok: önce ihtiyaç, sonra uygun mimari.